Hintergrund
Wie SwagFlow funktioniert
Diese Seite erklärt für alle, die es genau wissen wollen: wer an einer Werbeartikelmesse beteiligt ist, welche Messearten es gibt, welchen Weg eine Anfrage nimmt und wer welche Daten sieht.
Die Idee
SwagFlow ist ein System für alle Phasen und alle Beteiligten einer Werbeartikelmesse. Einrichtung, Einladung, Anmeldung, Ticket, Einlass, Erfassung am Stand, Angebote und Auswertung hängen an denselben Daten. Wer eine Kundenliste importiert, überträgt sie nicht noch einmal in ein anderes Werkzeug, und was ein Aussteller am Stand erfasst, steht später dort, wo der Händler sein Angebot schreibt.
Ausgangspunkt ist, wie diese Branche arbeitet. Der Händler veranstaltet die Messe für seine eigenen Kunden: Er lädt seinen Kundenstamm ein und bringt ihn mit seinen Lieferanten zusammen. Die Lieferanten sind die Aussteller. Sie zahlen Standgebühr, um auf dieser Messe auszustellen und zu beraten. Am Ende verkauft der Händler. SwagFlow ist darauf gebaut, dass dieser Verkauf beim Händler bleibt.
Bestellung, Auftrag und Lieferung laufen außerhalb von SwagFlow. Das System begleitet die Messe bis zum Angebot an den Kunden.
Die Beteiligten
Fünf Seiten arbeiten mit SwagFlow. Jede sieht nur, was sie für ihre Aufgabe braucht.
Veranstalter
Betreibt die Messe in SwagFlow: richtet Anmeldung, Termine, Tickets und Mails ein, lädt Händler und Aussteller ein und wertet die Messe aus. Meist ist der Veranstalter dieselbe Firma wie der Händler.
Händler
Besitzt die Kundenbeziehung. Er lädt seine Kunden ein, prüft Anmeldungen und macht aus den Angeboten der Aussteller sein eigenes Angebot an den Kunden.
Aussteller
Der Lieferant, der Standgebühr zahlt. Er scannt Besucher am Stand, erfasst ihre Anfragen und schickt sein Angebot an den Händler. Er verkauft nicht und nimmt nach der Messe keinen Kontakt zu den Besuchern auf.
Besucher
Der Kunde des Händlers. Er kommt auf Einladung, meldet sich an, bekommt sein Ticket und erwartet nach der Messe ein Angebot. Seinen persönlichen Besucherbereich erreicht er über einen Link.
Einlass-Personal
Checkt die Gäste am Eingang ein. Es meldet sich mit einem Konto oder mit einem Kopplungscode für genau ein Gerät an und sieht nur, was es dafür braucht.
Drei Messearten
SwagFlow kennt drei Messearten. Die Werkzeuge sind überall dieselben. Verschieden ist, wer die Besucher einlädt, wem sie gehören und wohin das Angebot des Ausstellers geht.
| Eigenmesse | Trägermesse | Aussteller-Messe | |
|---|---|---|---|
| Wer richtet aus | Ein Händler, der zugleich Veranstalter ist | Ein Veranstalter, mehrere Händler tragen die Messe gemeinsam | Ein Veranstalter, ohne Händler |
| Wer lädt die Besucher ein | Der Veranstalter und Händler selbst | Jeder Händler seine eigenen Kunden, der Veranstalter zusätzlich eigene Gäste | Der Veranstalter |
| Wem gehören die Besucher | Dem Veranstalter und Händler | Dem Händler, der sie eingeladen hat | Dem Veranstalter |
| Wohin geht das Angebot des Ausstellers | An den Veranstalter in seiner Rolle als Händler | An den Händler, dessen Kunde am Stand war | Es gibt keine Angebotskette über SwagFlow. Angebot und Auftrag klären Aussteller und Besucher direkt |
| Was sieht der Veranstalter von den Besuchern | Alle Daten | In der Grundeinstellung die eigenen Gäste und Personen ohne Händler vollständig, die Kunden der Händler als Zahl | Alle Daten |
Eigenmesse
Sie veranstalten die Messe für Ihre eigenen Kunden und sind zugleich deren Händler. Ihre Lieferanten stellen aus und beraten am Stand.
Im Gespräch oft Hausmesse genannt.
Gestrichelt: nur, wenn die Prüfung von Anmeldungen eingeschaltet ist. Sonst kommt das Ticket sofort.
Die Spielregeln
- Alle Besucher sind Ihre Kunden. Sie sehen ihre Daten vollständig.
- Aussteller erfassen am Stand, was den Besucher interessiert. Kontaktdaten bekommen sie nicht, und sie nehmen nach der Messe keinen Kontakt auf.
- Das Angebot des Ausstellers geht an Sie und nennt seinen Preis für Sie. Daraus machen Sie Ihr eigenes Angebot an den Kunden.
- Bestellung und Lieferung laufen außerhalb von SwagFlow, wie sonst auch zwischen Ihnen und Ihrem Kunden.
Trägermesse
Mehrere Händler tragen die Messe gemeinsam: Jeder lädt seine eigenen Kunden ein. Sie als Veranstalter stellen den Rahmen, die Lieferanten stellen aus.
Gestrichelt: nur, wenn die Prüfung von Anmeldungen eingeschaltet ist. Sonst kommt das Ticket sofort.
Die Spielregeln
- Die Besucher gehören dem Händler, der sie eingeladen hat. Nur er sieht ihre Kontaktdaten.
- Sie als Veranstalter sehen die Zahlen je Händler. Vollständig sehen Sie in der Grundeinstellung nur Ihre eigenen Gäste und Personen, die noch keinem Händler zugeordnet sind.
- Aussteller erfassen am Stand, was den Besucher interessiert. Kontaktdaten bekommen sie nicht, und sie nehmen nach der Messe keinen Kontakt auf.
- Jedes Angebot läuft über den Händler: Der Aussteller nennt ihm seinen Preis, der Händler macht daraus das Angebot an seinen Kunden.
Aussteller-Messe
Eine Messe ohne Händler: Sie laden die Besucher ein, die Aussteller knüpfen ihre Kontakte am Stand selbst.
Gestrichelt: nur, wenn die Prüfung von Anmeldungen eingeschaltet ist. Sonst kommt das Ticket sofort.
Grau gepunktet: läuft außerhalb von SwagFlow.
Die Spielregeln
- Es gibt keinen Händler. Sie laden ein, betreuen die Anmeldungen und sehen alle Besucherdaten.
- Aussteller erfassen ihre Gespräche am Stand und finden sie danach unter „Leads“. Welche Kontaktdaten sie dabei sehen, ist je Messe und Aussteller festgelegt.
- Eine Angebotskette über SwagFlow gibt es bei diesem Messetyp nicht. Angebot und Auftrag klären Aussteller und Besucher direkt miteinander.
Der Weg einer Anfrage
Das Herzstück einer Messe ist das Gespräch am Stand. So wird daraus ein Angebot, bei Eigen- und Trägermessen:
- 1
Scan am Stand
Der Besucher zeigt sein Ticket. Der Aussteller scannt es mit der Business-App oder im Browser und sieht, wer vor ihm steht: Name und Firma. Adress- und Kontaktdaten bekommt er bei Messen mit Händler nicht.
- 2
Anfrage erfassen
Notiz, Produkt mit Menge und Veredelung, Katalog und Muster eines Gesprächs landen zusammen in einer Anfrage. Findet der Aussteller einen Artikel nicht in seinem Katalog, fotografiert er ihn. Die Anfrage ist die Grundlage für sein Angebot an den Händler und gibt ihm kein Recht, den Besucher anzusprechen.
- 3
Angebot des Ausstellers an den Händler
Nach der Messe wird aus den Anfragen eines Besuchers ein Angebot. SwagFlow rechnet jede Position aus Katalog, Preisstaffel und dem Rabatt vor, den der Aussteller diesem Händler gewährt. Der Aussteller kann Preise von Hand anpassen, sein Angebot nachbessern und erneut senden, solange der Händler es nicht übernommen hat.
- 4
Kundenangebot des Händlers
Der Händler übernimmt die Positionen mit einem Klick und legt seinen Aufschlag fest. Einkaufspreis, Aufschlag und Endkundenpreis stehen nebeneinander, unter dem Einkaufspreis warnt SwagFlow. Mit der Übernahme ist das Angebot des Ausstellers gesperrt, denn der Händler rechnet mit genau diesem Stand weiter.
- 5
Der Besucher bekommt sein Angebot
Der Händler schickt es per E-Mail, als PDF im Anhang oder als Link in den Besucherbereich. Dort findet der Besucher nach der Messe auch die Anfragen, die am Stand zu ihm erfasst wurden, seine Angebote sowie Muster- und Katalogwünsche.
Besucher wählt aus. Wenn der Veranstalter es einschaltet, sieht der Besucher seine Anfragen schon nach dem Standgespräch im Besucherbereich, auf Wunsch mit einem unverbindlichen Richtpreis, und wählt aus, wofür er ein Angebot will. Wählt er nichts, werden nach Ablauf der Auswahlfrist alle freigegebenen Anfragen automatisch angefordert. Niemandem wird etwas weggenommen.
Fristen. Der Veranstalter legt im Zeitplan Termine fest: bis wann Anfragen erfasst werden, bis wann Aussteller ihre Angebote abgeben, bis wann Händler Muster prüfen und wann der Besucherbereich schließt. Nach Fristende lassen sich keine neuen Anfragen oder Aussteller-Angebote mehr anlegen. Entwürfe bleiben bearbeitbar, gesendete Angebote sind nur noch lesbar, und wer verlängern will, ändert den Termin.
Bei der Aussteller-Messe endet der Weg nach Schritt 2. Die Aussteller finden ihre Gespräche in ihrer Besucherliste, welche Kontaktdaten sie dabei sehen, ist je Messe und Aussteller festgelegt.
Zwei Preisebenen
In der Kette gibt es zwei Angebote mit zwei Preisen. Der Aussteller bietet dem Händler an, der Händler bietet dem Kunden an.
Im Katalog des Ausstellers trägt jede Preisstaffel zwei Preise: den Handelspreis, den der Händler dem Aussteller zahlt, und den höheren Industriepreis, den der Endkunde zahlt. Jedes Angebot des Ausstellers rechnet vom Handelspreis aus. Dazu kommen Veredelungen mit eigener Staffel und einmalige Grundkosten, die im Angebot genau einmal anfallen.
Der Aussteller gewährt seine Rabatte je Händler, getrennt für Artikel, Veredelung und Grundkosten, dauerhaft oder nur für eine Messe. Derselbe Artikel kann für zwei Händler deshalb unterschiedlich viel kosten. Heraus kommt der Einkaufspreis des Händlers, und den erfährt er erst mit dem Angebot. Darauf legt er seinen Aufschlag, aus seinen hinterlegten Konditionen oder je Zeile von Hand. Das Ergebnis ist der Preis, den sein Kunde sieht.
Aussteller
1,00 €
Listenpreis je Stück
Aussteller an Händler
0,80 €
nach 20 % Rabatt für diesen Händler
Händler
1,12 €
nach 40 % Aufschlag, sein Kundenangebot
Besucher
1,12 €
sieht nur den Preis des Händlers
Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine Preise.
Wer welchen Preis sieht: Der Händler sieht nie den Rabattsatz des Ausstellers, nur den Einkaufspreis, der daraus entsteht. Der Aussteller sieht den Kundenpreis des Händlers nicht, und der Besucher sieht weder Listen- noch Einkaufspreis.
Wer sieht was
Eine Regel gilt für den ganzen Ablauf: Es geht nie direkt vom Aussteller zum Besucher. Weder die Ware noch das Angebot noch der Kontakt. Der Kundenstamm ist das Einzige, was der Händler auf dieser Messe besitzt. Er bringt ihn mit den Lieferanten zusammen, ohne ihn herzugeben. Nur wo die Lizenz eines Ausstellers für eine Messe die Kontaktdaten der Besucher ausdrücklich freigibt, sieht er sie. Das ist die Ausnahme.
Die Tabelle zeigt die Grundeinstellung der Trägermesse, dem allgemeinen Fall mit den meisten Beteiligten.
| Veranstalter | Händler | Aussteller | Besucher | |
|---|---|---|---|---|
| Kontaktdaten der Besucher | Eigene Gäste und Personen ohne Händler | Die seiner Kunden | Name und Firma, keine Kontaktdaten | Die eigenen |
| Zahlen der Messe | Alle, auch je Händler | Die seiner Kunden | Die des eigenen Stands | Nein |
| Anfragen am Stand | Als Zahl im Bericht | Die seiner Kunden | Die eigenen | Die eigenen, im Besucherbereich |
| Angebot des Ausstellers mit Einkaufspreis | Nein | Die an ihn gerichteten | Die eigenen | Nein |
| Rabatte des Ausstellers | Nein | Nein, nur der Einkaufspreis | Die eigenen | Nein |
| Kundenangebot mit Kundenpreis | Nein | Die eigenen | Nein | Das eigene |
Bei der Eigenmesse ist der Veranstalter zugleich der Händler und sieht die Daten aller Besucher. Bei der Aussteller-Messe sieht der Veranstalter alle Besucherdaten, und die Aussteller sehen Name und Firma, Kontaktdaten nur mit Freigabe ihrer Lizenz. Das Einlass-Personal findet am Eingang jede Person, sieht aber nur, was es dafür braucht. Die Kontaktdaten fremder Händlerkunden bleiben dabei verborgen.
Eine bewusste Ausnahme unter Händlern: Der Veranstalter kann eine Sperrliste einschalten. Meldet sich eine gesperrte Person bei einem Händler an, sieht er an genau dieser Anmeldung Grund, Notiz und die Firma, die den Eintrag angelegt hat. Eine durchblätterbare Liste gibt es nicht, und die Person erfährt nichts davon.
Löschen auf Wunsch: Verlangt eine Person die Löschung ihrer Daten, werden Name, Adresse und Kontaktdaten überschrieben. Die Anfragen und Angebote der Aussteller bleiben bestehen und nennen dann „Gelöschte Person“.
Muster und Kataloge
Der Wunsch entsteht am Stand. Zu einem Katalog hält der Aussteller fest, was der Besucher gleich mitnimmt und was noch kommen soll, gedruckt oder digital. Bei einem Muster erfasst er, ob es gewünscht, schon übergeben oder kostenpflichtig zuzusenden ist, für welches Produkt und in welcher Stückzahl. Digitale Kataloge wählt er aus den PDF-Katalogen, die er einmal hinterlegt hat. Der Besucher lädt sie in seinem Besucherbereich herunter, und wer einen Katalog bekommen hat, behält genau diese Fassung.
Die Ware reist in zwei Etappen. Der Aussteller liefert an den Händler, nicht an den Besucher. Der Händler bekommt Pakete mehrerer Aussteller, packt um und schickt an seine Kunden weiter. Beide haben dafür eine Packliste, die von selbst aus den Wünschen am Stand entsteht, mit Lieferschein.
Der Händler behält den Überblick. Er sieht die Muster seiner Kunden je Kunde zusammengefasst, ab einer einstellbaren Schwelle mit Warnzeichen, und kann einzelne bis zur Prüffrist stornieren. Dem Aussteller meldet SwagFlow nur die Zahl der stornierten Muster, ohne Grund und ohne Kunden, der Besucher sieht ein storniertes Muster nicht mehr. Kostenpflichtige Muster tragen den Vermerk „gegen Rechnung“. Abgerechnet wird außerhalb von SwagFlow.
Apps und Geräte
Business-App
Für iOS und Android. Aussteller scannen und erfassen Anfragen, auch ohne Netz, mit Notizen, Fotos und ihrem Katalog. Händler und Veranstalter sehen darin live, was auf der Messe passiert.
Stand-Modus im Browser
Die Rückfallebene, wenn die App nicht verfügbar ist: dieselbe Erfassung im Handy-Browser. Kurze Netzausfälle überbrückt eine Warteschlange, Besuchernamen und Produktauswahl brauchen Netz.
Check-in-App
Für iOS, Android, macOS und Windows. Einlass per QR-Code, Kurzcode oder Name, auch offline, mit Namensschild-Druck und mehreren Stationen. Fällt ein Gerät aus, läuft der Einlass im Browser weiter.
Backoffice im Browser
Dort richtet der Veranstalter die Messe ein, verwalten Händler ihre Kunden und erstellen Aussteller ihre Angebote nach der Messe.
Besucherbereich
Die persönliche Seite jedes Besuchers, erreichbar über einen Link ohne Passwort. Ticket, Messe-Infos und Vorstellungen, später Anfragen, Angebote und digitale Kataloge. Auf Wunsch zweisprachig.
Wallet-Ticket
Bietet die Messe es an, legt der Besucher sein Ticket in Apple Wallet oder Google Wallet. Der Pass trägt Logo und Farben der Messe.
Namensschild
Als A4-Blatt, das zugleich das Ticket sein kann, oder als Thermo-Etikett. Das Format richtet SwagFlow beim Einrichten der Messe ein.
Anbindung an andere Software
Schnittstelle. Mit einem API-Schlüssel kann eigene Software Daten abrufen und schreiben. Die Rolle des Schlüssels bestimmt, was sichtbar ist. Händler und Veranstalter laden Personen ein, gleichen ihren Kundenstamm per Kundennummer ab und holen ihn später wieder ab, Händler zusätzlich die Anfragen und den Verlauf ihrer Gäste. Aussteller bringen ihr Sortiment mit Bildern und Preisstaffeln hinein.
Import. Personen kommen als CSV-Datei mit Spaltenzuordnung. Artikeldaten kommen aus dMAS, dem PSI Product Finder oder einer Excel-Vorlage.
Export. Personen lassen sich als Excel oder CSV herausziehen. Der Katalog eines Ausstellers geht als SwagFlow-Excel, JSON, PSI-Datei oder dMAS-Paket. Für die CDH-Software gibt es einen WEX/GWW-Export, der Besucher als Vorgänge und ihre Anfragen als Positionen ausgibt. Er ist ein Zusatzmodul, das für die Firma eingeschaltet wird.
Eigene Website. Das Anmeldeformular lässt sich in die eigene Seite einbetten, auch über ein WordPress-Plugin. SwagFlow richtet den Schlüssel und die freigegebenen Domains dafür ein.
Zahlungen. Bei bezahlten Tickets fließt das Geld direkt auf das Stripe-Konto des Veranstalters, SwagFlow nimmt kein Geld an.
Alle Funktionen im Überblick: der Funktionskatalog.