Funktionskatalog
Was SwagFlow kann
Alle Funktionen entlang einer Messe, von der Einrichtung bis zur Auswertung. Oben wählen Sie die Rolle, die Karten zeigen, wer mit der Funktion arbeitet.
Neukennzeichnet, was seit dem 1. September 2026 dazugekommen ist (80 von 147). Betasteht bei Funktionen, die in SwagFlow noch als Beta oder „in Entwicklung“ gekennzeichnet sind.
Wie die Teile zusammenspielen, steht auf der Seite Wie SwagFlow funktioniert.
Funktionen für
Springen zu
Einrichten
Messe, Anmeldung, Tickets, Mails und der Katalog der Aussteller
Drei Messearten
Eigenmesse, Trägermesse und Aussteller-Messe laufen auf denselben Werkzeugen. Die Messe wird in der Form eingerichtet, die zu Ihnen passt.
VeranstalterZeitplan mit allen Terminen
Messetermin, Anmeldefenster und die Fristen der Angebotskette stehen an einer Stelle. Die Anmeldung öffnet und schließt allein nach Datum.
Veranstalter- Neu
Fristen, die wirklich gelten
Nach Fristende lassen sich keine neuen Anfragen oder Aussteller-Angebote mehr anlegen. Verlängert wird, indem der Veranstalter den Termin ändert.
VeranstalterAusstellerNur Eigenmesse und Trägermesse - Neu
Händler und Aussteller zur Messe einladen
Firmen bekommen eine Einladung zur Messe und nehmen sie an, bei kostenpflichtigen Lizenzen gleich mit Bezahlung. Mehrere Messen lassen sich in einem Zug bezahlen.
VeranstalterHändlerAussteller - Neu
Ansprechperson je Messe
Jede Firma legt fest, wer bei ihr für diese Messe zuständig ist. Mails zur Messe gehen an diese Person.
VeranstalterHändlerAussteller Anmeldeformular festlegen
Position, Telefon und Adresse lassen sich je als nicht abgefragt, optional oder Pflicht schalten. Name, E-Mail-Adresse und Firma sind immer Pflicht.
VeranstalterHändler- Neu
Eigene Fragen im Formular
Zusätzliche Felder wie Text, Auswahl, Ankreuzfeld oder Datum, auch je Besuchergruppe. Die Antworten stehen später im Export.
Veranstalter - Neu
Besuchergruppen mit eigenem Link
Presse, VIP oder Fachbesucher bekommen eigenes Formular, eigenen Link und eigene Zuordnung, etwa fest zu einem Händler; eine Gruppe kann nur auf Einladung erreichbar sein. Gruppen ohne Warteschleife sind sofort angenommen, und Besucher wählen ihr Ticket als Kachel mit Preis oder aus einer Liste.
VeranstalterHändlerNur Eigenmesse und Trägermesse Eigene Anmeldeseite je Händler
Jeder Händler hat einen persönlichen Link. Wer sich darüber anmeldet, ist automatisch sein Kunde und muss keinen Händler auswählen.
HändlerNur TrägermesseHändler gestalten, was der Veranstalter freigibt
Der Veranstalter erlaubt je Bereich, ob Händler Logo, Farben, Einleitungstext, Mailtexte oder Tracking selbst setzen. Gesperrte Bereiche zeigen die Vorgabe des Veranstalters.
VeranstalterHändlerNur TrägermesseErscheinungsbild der Anmeldeseite
Logo, Header-Bild und Farben prägen Anmeldeseite und Mails. Händler zeigen ihr eigenes Logo, soweit der Veranstalter das zulässt.
VeranstalterHändlerRechtliches und Tracking
Eigene Links zu Impressum, Datenschutz und AGB und eigene Zustimmungstexte, auf Wunsch auf Englisch; ein Tracking-Code löst automatisch einen Cookie-Hinweis aus. Händler setzen eigene Fassungen und, wenn erlaubt, einen eigenen Code.
VeranstalterHändlerBestätigungsseite nach der Anmeldung
Eine Dankesnachricht, die Weiterleitung auf eine eigene Seite oder direkt der Weg ins Besucherportal.
VeranstalterHändler- Neu
Deutsch und Englisch
Mit zweiter Sprache sind Anmeldeformular, E-Mails, Ticket, Namensschild und Besucherbereich je Person auf Deutsch oder Englisch, gesetzt beim Einladen, im Import oder von Hand. Fehlt ein englischer Text, geht der deutsche raus.
VeranstalterBesucher Anmeldung auf der eigenen Website
Das Formular lässt sich in die Website einbetten, auch über ein WordPress-Plugin. Die SwagFlow-Anmeldeseite kann abgeschaltet werden, ihre Adresse leitet dann auf die eigene Seite weiter.
VeranstalterHändlerTicket: digitaler Code oder A4-Blatt
Der Besucher bekommt vorab den QR-Code oder ein A4-Ticket als PDF. Am Eingang wird das Namensschild im eingestellten Format gedruckt.
Veranstalter- Neu
Namensschild gestalten
Firma, Position, Betreuer, Kategorie, VIP-Kennzeichnung und Aufdrucke von Zusatzleistungen lassen sich je Besuchergruppe ein- und ausschalten, die Vorschau zeigt das echte Ergebnis. Nach einer Änderung lassen sich alle Namensschilder neu erzeugen, ohne dass eine Mail rausgeht.
Veranstalter - Neu
Eigenes Layout für das A4-Ticket
Das fertig gestaltete A4-Blatt wird als PDF hochgeladen, SwagFlow druckt Code, Name und Angaben darauf. Eine Vorlage mit Maßen und eine Ebenenansicht helfen beim Gestalten.
VeranstalterHändler Texte für alle Mails an die Besucher
Einladung, Erinnerung, Bestätigung, Abmeldung, Absage, Nachbereitung und mehr haben je eine eigene Vorlage mit Betreff und Text. Der Veranstalter sieht, welche Händler eigene Texte haben.
VeranstalterHändler- Neu
Platzhalter, Knöpfe und Briefanrede
Per Klick lassen sich Platzhalter für Name, Links und Ansprechperson einfügen. Eine Briefanrede passt sich der hinterlegten Anrede an, Knöpfe tragen die Farbe des Händlers oder der Messe.
VeranstalterHändler - Neu
Kopfgrafik und Logos je Mail
Jede Vorlage kann ein eigenes Kopfbild haben, sonst gilt das der Messe. Messe-Logo und Händler-Logo lassen sich je Vorlage ein- und ausblenden.
VeranstalterHändler - Neu
Eigene Bestätigung je Gruppe und für VIPs
Jede Besuchergruppe und jeder VIP kann eine eigene Registrierungsbestätigung mit eigenem Text, Kopf und Beigaben bekommen.
Veranstalter - Neu
Testmails und Vorschau
Jede Vorlage lässt sich mit Beispieldaten an eine eigene Adresse schicken. Vor dem Sammelversand zeigt die Vorschau die Mail mit einer Musterperson.
VeranstalterHändler - Neu
Absender und Antwortadresse
Antworten der Besucher gehen an die hinterlegte Adresse. Eine eigene Absenderdomain der Firma richtet SwagFlow auf Anfrage ein.
Veranstalter Automatische Erinnerung und Nachbereitung
Erinnerung vor der Messe und Nachbereitung danach gehen auf Wunsch von selbst raus, mit frei gewählten Tagen vor oder nach der Messe. Beide sind standardmäßig ausgeschaltet.
Veranstalter- Neu
Hinweis bei neuen Anmeldungen
Teammitglieder oder freie Adressen bekommen eine Mail bei neuen Anmeldungen, sofort oder gesammelt, für alle oder nur für VIPs. Die Mail nennt keine Kontaktdaten.
Veranstalter - Neu
Standnummer
Aussteller tragen ihre zugewiesene Standnummer für die Messe ein.
Aussteller Produktkatalog des Ausstellers
Artikel mit Bildern, Preisstaffeln nach Stückzahl, Lieferzeiten und Mustern. Der Katalog ist die Grundlage für den Stand und für jedes Angebot.
AusstellerVeredelungen mit eigenen Staffeln
Druck- und Veredelungsverfahren werden einmal gepflegt und beliebigen Artikeln zugeordnet. Ändert sich ein Preis, ändert er sich an einer Stelle.
AusstellerGrundkosten
Einmalige Kosten wie Klischee oder Einrichtung hängen an der Veredelung oder am Artikel und fallen im Angebot genau einmal an.
Aussteller- Neu
Handelspreis und Industriepreis
Jede Staffel trägt zwei Preise: den Handelspreis für den Händler und den höheren Industriepreis für den Endkunden. Jedes Angebot rechnet vom Handelspreis aus.
Aussteller - Neu
Rabatte je Händler
Aussteller gewähren jedem Händler eigene Konditionen für Artikel, Veredelung und Grundkosten, dauerhaft oder nur für eine Messe. Der Händler sieht nur den Einkaufspreis, der daraus entsteht.
AusstellerNur Eigenmesse und Trägermesse - Neu
Preisaufbau wählen
Wer nur Artikelpreise nach Stückzahl braucht, arbeitet ohne Veredelungen und Grundkosten. Die Angaben bleiben erhalten und sind beim Zurückschalten wieder da.
Aussteller - Neu
Artikel importieren
Aus dMAS, dem PSI Product Finder oder einer Excel-Vorlage. Der Import prüft vorab, läuft im Hintergrund weiter und legt bei erneutem Hochladen keine Doppelten an.
Aussteller Katalog exportieren
Der gesamte Katalog lässt sich jederzeit als SwagFlow-Excel oder JSON, im PSI-Format oder als dMAS-Paket herausziehen. Das ist auch die Sicherung vor einem großen Import.
AusstellerPDF-Kataloge hinterlegen
Kataloge, Broschüren und Preislisten werden einmal für die ganze Firma hochgeladen und am Stand zur Übergabe gewählt. Wer einen Katalog bekommen hat, behält genau diese Fassung.
Aussteller- Neu
Vorstellung im Besucherbereich
Händler und Veranstalter stellen sich mit Überschrift, Text, Links, Dateien und Titelbild vor, firmenweit oder je Messe. Aussteller können das ebenfalls, wenn der Veranstalter es erlaubt.
VeranstalterHändlerAusstellerBesucher
Einladen
Kundenstamm importieren, einladen und nachfassen
- Neu
Personen einladen
Eine Person mit allen Angaben oder bis zu 1.000 E-Mail-Adressen auf einmal, versendet im Hintergrund mit sichtbarem Fortschritt. Wer schon eingeladen ist, bekommt keine zweite Mail, und eine Warnung erscheint, wenn die Anmeldung noch nicht geöffnet ist.
VeranstalterHändler - Neu
Kundenliste importieren
Dateien aus Excel oder dem CRM mit Spaltenzuordnung, Vorschau und Muster-Datei; Anrede, Anschrift, Kundennummer und Sachbearbeiter kommen mit. Bestehende Kontakte lassen sich per Kundennummer oder Adresse aktualisieren, und der Einladungslink füllt das Formular auf Wunsch mit den Daten vor.
VeranstalterHändler - Neu
Status jeder Einladung
Nicht versendet, zugestellt, geöffnet, Link geklickt oder fehlgeschlagen, mit Kacheln, Suche und Filtern. Die aktuelle Ansicht lässt sich exportieren.
VeranstalterHändler Nachfassen bei Nicht-Reagierern
Ein Knopf erinnert alle, die die Einladung bekommen, aber nicht geklickt haben. Der Text lässt sich vorher anpassen, unzustellbare Adressen werden ausgelassen.
VeranstalterHändler- Neu
Zustellprobleme beheben
Eine Liste zeigt, welche Mails nicht angekommen sind und warum, auch nach Empfängerfirma gebündelt. Die Adresse lässt sich korrigieren und die Mail erneut senden.
Händler Registrierungslink teilen
Ein allgemeiner Link für Website, Newsletter oder soziale Medien. Wer sich darüber anmeldet, erscheint als selbst registriert.
VeranstalterHändler- Neu
Gutscheincode in der Einladung
Aus einem Stapel bekommt jede eingeladene Person ihren eigenen Code per Platzhalter in den Mailtext. Eine Erinnerung nennt denselben Code.
VeranstalterHändler - Neu
Eigene Gäste des Veranstalters
Der Veranstalter lädt Presse, das eigene Team, Dienstleister oder persönliche Gäste selbst ein. Diese Personen gehören ihm und nicht einem Händler.
VeranstalterNur Trägermesse - Neu
Dieselbe Person bei mehreren Händlern
Dass zwei Händler denselben Kunden haben, ist normal. Jeder Händler sieht die Person nur in seiner Liste, fest angemeldet ist sie je Messe nur einmal.
HändlerNur Trägermesse - Neu
Anmeldungen ohne Händler zuordnen
Wer sich ohne einladenden Händler anmeldet, erscheint beim Veranstalter mit allen erfassten Angaben. Er weist die Person einem Händler zu oder übernimmt sie selbst.
VeranstalterNur Trägermesse
Anmeldung
Anmelden, prüfen, bezahlen und bestätigen
Begleitpersonen mitanmelden
Wer weitere Personen mitbringt, meldet sie im selben Formular an. Begleitpersonen folgen der Hauptperson.
BesucherE-Mail-Adresse bestätigen
Auf Wunsch bestätigt ein Code per Mail die Adresse, bevor die Anmeldung zählt. Tippfehler fängt ein zweites Adressfeld ab.
VeranstalterBesucherSchutz vor Spam-Anmeldungen
Eine unsichtbare Sicherheitsprüfung hält automatische Anmeldungen ab. Blockiert ein Firmennetz sie, läuft die Anmeldung über einen Bestätigungslink.
Veranstalter- Neu
Gast wählt seinen Kundenberater
Das Formular zeigt Kacheln mit Foto, Name und Position der Berater, dazu „Weiß ich nicht“. Der gewählte Berater steht danach als Betreuer an der Person.
VeranstalterHändlerBesucherNur Eigenmesse und Trägermesse Anmeldungen prüfen
Bei eingeschalteter Prüfung bekommen neue Anmeldungen eine Empfangsbestätigung und warten auf die Entscheidung. Annehmen, ablehnen oder bearbeiten geht einzeln auf der Karte.
VeranstalterHändler- Neu
Doppelanmeldungen erkennen
Passt eine wartende Anmeldung zu einer anderen Person, zeigt eine Gegenüberstellung den Grund. Entschieden wird, ob es dieselbe Person ist und welche Angaben bleiben.
VeranstalterHändler - Neu
Eingeladene sofort annehmen
Wer sich über seinen persönlichen Einladungslink anmeldet, muss nicht im Wartestapel warten. Die Einstellung gilt für die eigene Einladungsliste.
VeranstalterHändler Registrierungsbestätigung mit Ticket
Mit QR-Code, auf Wunsch A4-Ticket als PDF, Kalendereintrag und Wallet-Knöpfen. Gesammelt versenden lässt sie sich beliebig oft, wahlweise nur an Personen ohne Ticket.
VeranstalterHändlerBesucherTicket in Apple Wallet und Google Wallet
Bietet die Messe es an, legt der Besucher sein Ticket per Knopf in der Mail in Apple Wallet oder Google Wallet. Ein Muster mit Musterperson zeigt Veranstalter und Händlern vorab, wie der Pass aussieht.
VeranstalterHändlerBesucherPerson von Hand registrieren
Ruft ein Kunde an, wird er direkt als angemeldet erfasst. Dabei wählt man, ob er die Bestätigung mit Ticket, nur die Empfangsbestätigung oder keine Mail bekommt.
VeranstalterHändler- Neu
Erinnerung an alle Registrierten
Ein Knopf schickt die Erinnerung an alle, die noch nicht eingecheckt sind, unabhängig vom automatischen Versand. Jede Person bekommt sie höchstens einmal.
VeranstalterHändler - Neu
Sperrliste zwischen Händlern
Händler markieren Personen, die bei einer künftigen Anmeldung erst geprüft werden sollen, auch vorsorglich vor der Anmeldung. Meldet sich eine solche Person bei einem Händler an, sieht er Grund und Notiz, die Person erfährt nichts.
VeranstalterHändlerNur Trägermesse - Neu
Treffer und Übereinstimmungen
Telefon, E-Mail-Adresse und Domain sind sichere Treffer. Ähnliche Namen, Firmen oder Anschriften gelten als mögliche Treffer, die sich mit „Kein Treffer“ ausblenden lassen; eine ganze Firmen-Domain sperrt nur der Veranstalter.
VeranstalterHändlerNur Trägermesse - Neu
Bezahlte Anmeldung
Tickets oder Zusatzleistungen mit Preis, bezahlt per Stripe auf das Konto des Veranstalters, auch im eingebetteten Formular. SwagFlow selbst nimmt kein Geld an.
VeranstalterHändlerBesucher - Neu
Ticketpreise, Tarife und Kontingente
Eine Besuchergruppe kann einen Preis und ein Kontingent haben. Mehrere Tarife wie „Messeticket“ und „Messeticket mit Verpflegung“ bilden eine Auswahl, aus der jede Person genau einen wählt.
VeranstalterBesucher - Neu
Zusatzleistungen
Verpflegung, Abendessen oder andere Extras, freiwillig oder immer enthalten, je Anmeldung oder je Person. Ein Aufdruck auf Ticket und Namensschild und ein VIP-Status sind möglich.
VeranstalterBesucher - Neu
Gutscheincodes
Prozent- oder Festbetrags-Rabatt auf Ticket, Zusatzleistungen oder beides, zeitlich und mengenmäßig begrenzt. Stapel mit bis zu 5.000 Personen-Gutscheinen lassen sich erzeugen und exportieren.
VeranstalterBesucher - Neu
Erst zahlen, dann bestätigen
Ist ein Betrag offen, gehen Bestätigung und Ticket erst nach dem Zahlungseingang raus. Wer abbricht, bekommt nach kurzer Zeit eine Mail mit Zahlungslink.
VeranstalterBesucher - Neu
Rechnung für bezahlte Anmeldungen
Auf Wunsch erzeugt Stripe nach der Zahlung eine echte Rechnung mit Nummer und Umsatzsteuer und schickt sie dem Besucher. Rechnungsnummer und Bestellung stehen in der Personenakte.
Veranstalter - Neu
Zahlungsstand an jeder Person
Bezahlt, Zahlung offen, fehlgeschlagen oder erstattet, auch als Filter in den Listen. Erstattet wird im Stripe-Konto des Veranstalters, SwagFlow zeigt den Stand.
VeranstalterHändler - Neu
Unbestätigte Anmeldungen
Anmeldungen, die noch auf den Bestätigungslink warten, sind sichtbar und die Mail lässt sich erneut senden. Nach 14 Tagen räumt SwagFlow sie auf.
VeranstalterHändler Abmelden, ablehnen und reaktivieren
Besucher melden sich selbst ab, das Team kann abmelden oder ablehnen, auf Wunsch mit Begründung und Mail. Eine versehentliche Abmeldung lässt sich zurücknehmen.
VeranstalterHändlerBesucher- Neu
Ticket erneut anfordern
Wer seinen Einladungslink noch einmal öffnet, sieht, dass er schon angemeldet ist, und kann sein Ticket neu schicken lassen.
Besucher - Neu
Weitere Mails abbestellen
Jede Mail trägt am Ende den Hinweis, keine weiteren Mails zu bekommen. Anmeldebestätigung, Ticket und angefragte Angebote kommen trotzdem an.
Besucher - Neu
Personenlisten mit Suche und Filtern
Eingeladen, registriert, erschienen, abgemeldet: jede Liste durchsucht Name, Firma, Telefon und Ticketcode in mehreren Schreibweisen. Filter, Sortierung und Gruppierung lassen sich kombinieren.
VeranstalterHändler - Neu
VIP kennzeichnen
Eine Person lässt sich nachträglich als VIP markieren, auf Wunsch mit eigener Bestätigung und aktualisiertem Ticket. Die Mail ist vorher in der Vorschau zu sehen.
VeranstalterHändler
Einlass
Check-in am Eingang
Check-in per QR-Code, Kurzcode oder Name
Kamera, USB-Scanner oder Suchfeld: Der Einlass funktioniert mit dem, was am Eingang gerade da ist. Letzte Scans lassen sich antippen, um einen Fehler rückgängig zu machen.
VeranstalterCheck-in-App für iOS, Android, macOS und Windows
Eine App für den Laptop am Haupteingang und das Telefon an weiteren Eingängen. Mehrere Stationen arbeiten parallel.
VeranstalterCheck-in ohne Netz
Die Besucherliste liegt vor Messebeginn auf dem Gerät. Check-ins werden bei fehlendem Netz gesammelt und danach übertragen, ohne etwas doppelt zu buchen.
VeranstalterZugang für Aushilfen per Kopplungscode
Aushilfen ohne E-Mail-Adresse bekommen einen achtstelligen Code für genau ein Gerät, der einen Tag nach Messeende abläuft. Geht ein Gerät verloren, sperrt ein Klick den Zugang, und das Gerät löscht seine Besucherdaten.
VeranstalterCheck-in im Browser als Notlösung
Fällt ein Gerät aus, läuft der Einlass im Browser weiter. Der Veranstalter öffnet ihn ohne Code mit seinem Konto.
VeranstalterBesucher vor Ort erfassen
Ein Schnellformular legt nicht angemeldete Gäste an, auf Wunsch mit Ticket-Mail, Direkt-Check-in und Namensschild. Existiert die Adresse schon, wird der Eintrag genutzt.
VeranstalterNamensschild am Eingang drucken
Als Thermo-Etikett auf Etikettendruckern im Netzwerk oder als PDF über jeden Systemdrucker. Gedruckt werden kann nach dem Einchecken automatisch.
VeranstalterHinweise für den Einlass
Zu jeder Person lässt sich ein Hinweis hinterlegen: Info, Achtung oder Sperre. Bei einer Sperre fragt die App vor dem Einchecken nach.
VeranstalterHändlerRückfrage bei nicht zugelassenen Personen
Bei Abmeldung, unbestätigter Adresse, fehlender Freigabe oder offener Zahlung fragt der Einlass nach, statt abzulehnen, und hält die Entscheidung fest. Codes, die nicht erkannt werden, landen mit Grund in einer Liste.
Veranstalter- Neu
Hinweis bei sicherem Sperrlisten-Treffer
Am Eingang erscheint „Bitte Veranstalter hinzuziehen“, ohne Grund und ohne Notiz. Eine mögliche Übereinstimmung löst ihn nicht aus.
VeranstalterNur Trägermesse Check-out am Abend
Der Veranstalter stellt in der App auf Check-out um, danach checkt jeder Scan aus. Das Auschecken geht immer ohne Rückfrage.
VeranstalterNachrichten an alle Check-in-Geräte
Eine Mitteilung wie „Tor B ab 14 Uhr geschlossen“ erscheint auf allen Geräten der Messe, auf Wunsch mit Bestätigung. Sie läuft bis zu einer festgelegten Zeit.
VeranstalterPersonendetails beim Scannen
Auf Wunsch zeigt die App nach jedem Scan Firma, Kategorie, Händler und Ansprechperson. E-Mail und Telefon werden am Eingang nie angezeigt.
Veranstalter
Am Stand
Besucher scannen und Anfragen erfassen
Business-App für iOS und Android
Aussteller scannen am Stand das Ticket oder tippen den fünfstelligen Code ein, wenn ein Badge nicht lesbar ist. Händler und Veranstalter nutzen dieselbe App für die Live-Ansicht.
AusstellerStand-Modus im Browser
Fehlt die App, genügt der Browser am Handy, auf Wunsch als Symbol auf dem Startbildschirm. Erfassen funktioniert auch bei kurzem Netzausfall, die Daten werden danach übertragen.
AusstellerEine Anfrage pro Standgespräch
Notiz, Produkt, Katalog und Muster eines Gesprächs landen zusammen in einer Anfrage. Kommt der Besucher später nochmal, hängt sich das an dieselbe Anfrage, solange sie offen ist.
Aussteller- Neu
Produkt mit Menge und Veredelung
Die Auswahl läuft über Bild-Kacheln, zuletzt erfasste Artikel stehen oben, die Suche schlägt vor. Zur Veredelung stehen die Verfahren zur Wahl, die am Artikel hinterlegt sind.
Aussteller - Neu
Artikel fotografieren
Was sich nicht im Katalog findet, fotografiert der Aussteller mit der App und benennt es kurz. Bepreist wird er später im Angebot von Hand.
Aussteller - Neu
Muster mit Stückzahl
Gewünscht, übergeben oder kostenpflichtig zuzusenden, für ein Produkt und mit Stückzahl. Eine am Stand bereits übergebene Probe steht fest und lässt sich nicht nachträglich ändern.
Aussteller Katalog gedruckt oder digital übergeben
Der Aussteller hält fest, was der Besucher mitnimmt und was noch kommen soll. Digitale Kataloge lädt der Besucher später in seinem Besucherbereich herunter.
AusstellerBesucherAbschließen, wieder öffnen, dringend markieren
Abschließen schließt alle Positionen mit, wieder öffnen geht, bis die Anfrage in einem Angebot steckt. Die Dringend-Markierung gilt für die ganze Anfrage und dient als Abarbeitungsliste für die Tage nach der Messe.
Aussteller- Neu
Erfassen ohne Netz
Scans, Anfragen und Notizen werden zuerst auf dem Gerät gespeichert und später genau einmal übertragen. Besucher werden auch ohne Netz mit Namen angezeigt.
Aussteller - Neu
Erfasste Daten prüfen und korrigieren
Ein Sync-Center zeigt, was noch nicht übertragen ist. Nicht gefundene Codes lassen sich korrigieren oder bewusst verwerfen, nichts verschwindet still.
Aussteller - Neu
Notfall-Protokoll
Die App schreibt jede Erfassung und ihr Ergebnis in eine Datei auf dem Gerät, die sich teilen lässt. Besucher-Kontaktdaten stehen nie darin.
Aussteller - Neu
Verlauf je Besucher und Tagesübersicht
Zu jedem Besucher stehen Scans, Notizen, Übergaben und Anfragen auf einen Blick. Die Tagesübersicht „Heute“ im Stand-Modus erlaubt, Fehleingaben zu korrigieren oder zu löschen.
Aussteller Katalog und Preise offline in der App
Artikel, Veredelungen und Grundkosten werden auf das Gerät übertragen, damit der Aussteller auch ohne Netz Auskunft geben kann. PDF-Kataloge lassen sich offline ansehen.
Aussteller
Nach der Messe
Vom Angebot des Ausstellers zum Angebot an den Kunden
Anfragen nach Messetag oder nach Person
Dieselben Anfragen lassen sich chronologisch oder je Besucher ansehen. Die zweite Sicht eignet sich für die Nachbereitung.
AusstellerListe der gescannten Besucher mit Export
Der Aussteller sieht alle Besucher, die er oder sein Team gescannt hat, mit Filtern und Export als Excel oder CSV. Welche Felder dabei sichtbar sind, legen Veranstalter und Lizenz fest.
Aussteller- Neu
Angebot des Ausstellers an den Händler
Eine oder mehrere Anfragen eines Besuchers werden zu einem Angebot. Es geht an den Händler, nicht an den Besucher, und nennt den Einkaufspreis des Händlers.
AusstellerHändlerNur Eigenmesse und Trägermesse - Neu
Preise vorgerechnet
SwagFlow rechnet jede Position aus Katalog, Preisstaffel für die Menge und dem Rabatt des Händlers. Wer einen Preis von Hand setzt, sieht das am Hinweis.
AusstellerNur Eigenmesse und Trägermesse - Neu
Nachbessern, bis der Händler übernimmt
Der Aussteller kann sein Angebot beliebig oft ändern und erneut senden. Mit der Übernahme in das Kundenangebot des Händlers ist es gesperrt.
AusstellerHändlerNur Eigenmesse und Trägermesse - Neu
Erinnerung vor der Angebotsfrist
Aussteller mit offenen Anfragen bekommen vor Fristende eine Mail, an Tagen, die der Veranstalter auswählt.
AusstellerNur Eigenmesse und Trägermesse - Neu
Besucher wählt aus, wofür er ein Angebot will
Wenn der Veranstalter es einschaltet, sieht der Besucher seine Anfragen mit unverbindlichem Richtpreis im Besucherbereich und wählt aus. Wählt er nichts, werden nach der Auswahlfrist alle freigegebenen Anfragen angefordert.
VeranstalterBesucherAusstellerNur Eigenmesse und Trägermesse - Beta
Anfragen der eigenen Kunden
Eine zentrale Liste zeigt, was Aussteller bei den Kunden des Händlers erfasst haben. Sie lässt sich nach Aussteller, Kunde oder Art gruppieren und als Excel exportieren.
HändlerNur Eigenmesse und Trägermesse - NeuBeta
Eingegangene Angebote
Jedes Angebot eines Ausstellers steht als neu, gesehen oder verarbeitet in einer Liste. Bei neuen Angeboten kommt auf Wunsch eine Sammelmail statt vieler Einzelmails.
HändlerNur Eigenmesse und Trägermesse - NeuBeta
Kundenangebot mit eigenem Aufschlag
Die Positionen des Ausstellers werden mit einem Klick übernommen. Einkaufspreis, Aufschlag und Endkundenpreis stehen nebeneinander, der Aufschlag ist je Zeile änderbar.
HändlerNur Eigenmesse und Trägermesse Angebot per E-Mail senden
Als PDF im Anhang oder als Link in den persönlichen Besucherbereich, der 30 Tage gültig ist. Die Mail erscheint im Auftritt des Absenders.
HändlerBesucher- Neu
Angebot direkt vom Aussteller, nur mit Freigabe
Der Knopf erscheint nur, wenn die Lizenz des Ausstellers für diese Messe die Kontaktdaten der Besucher ausdrücklich freigibt. Ohne Freigabe geht jedes Angebot über den Händler.
Aussteller - Neu
Muster prüfen und stornieren
Der Händler sieht die Muster seiner Kunden je Kunde zusammengefasst, ab einer Schwelle mit Warnzeichen. Einzelne Muster storniert er bis zur Prüffrist.
HändlerNur Eigenmesse und Trägermesse - NeuBeta
Packlisten und Lieferschein
Aus den Muster- und Katalogwünschen entsteht von selbst eine Liste je Empfänger. Der Aussteller liefert an den Händler, der Händler gibt die Ware an seine Kunden weiter.
AusstellerHändlerNur Eigenmesse und Trägermesse - Neu
Feedback nach der Messe
Veranstalter-Team, Händler, Aussteller und Check-in-Personal bekommen nach der Messe eine Mail mit Bewertung und Freitext. Jede Rolle wird nur zu ihren Bereichen gefragt.
VeranstalterHändlerAussteller Gespräche bei der Aussteller-Messe
Ohne Händler finden Aussteller ihre erfassten Gespräche in ihrer Besucherliste. Welche Kontaktdaten sie sehen, ist je Messe und Aussteller festgelegt.
AusstellerNur Aussteller-Messe
Auswertung
Zahlen, Verläufe und Exporte
Messe-Übersicht je Phase
Ein Zeitstrahl zeigt, wo die Messe steht, und die Zahlen passen sich an: vor der Messe Einladungen und Anmeldungen, am Messetag, wer vor Ort ist, danach Besucher und Nicht-Erschienene.
VeranstalterHändlerAuswertung der Messe
Registrierung, Check-in und Interaktionen in vier Reitern. Dazu kommen Trichter von der Einladung bis zum Erscheinen, Verlauf über die Zeit und die Herkunft der Anmeldungen.
VeranstalterWie Einladungen ankommen
Versendet, zugestellt, geöffnet und geklickt als Trichter. Auffällig viele Unzustellbare führen direkt zur Korrektur der Adressen.
VeranstalterHändlerCheck-in-Verlauf und Geräte
Stoßzeiten über den Tag, Spitze, Durchsatz und eine Zeile je Gerät oder Konto mit erstem und letztem Scan.
Veranstalter- Neu
Besucherzahlen nach FKM-Definition
Messebesuchereintritte, einzigartige Besucher, Teilnehmer und Fachbesucher werden nach den Regeln gezählt, nach denen große Messen veröffentlichen. Jede Besuchergruppe wird als Besucher oder Teilnehmer eingeordnet.
Veranstalter Aufteilung auf Händler
Eine Tabelle zeigt je Händler, wie viele Personen eingeladen, angemeldet und erschienen sind. Namen der Händler-Kunden sieht der Veranstalter dabei nicht.
VeranstalterNur TrägermesseAuswertung des Händlers
Trichter, Anmeldungen über Zeit, Check-ins nach Uhrzeit und Herkunft der Anmeldungen. Es zählen nur die eigenen Kunden.
Händler- Neu
Personenakte mit Verlauf
Visitenkarte mit Betreuer, Ticket und gebuchten Extras, dazu der Verlauf nach Tagen mit Mails, Scans und Angeboten. Kleine Symbole zeigen, was erledigt ist, was aussteht und wo etwas hängt.
VeranstalterHändler Aktivitätenstrom
Anmeldungen, Check-ins, Anfragen und Angebote in zeitlicher Reihenfolge, nach Art filterbar.
VeranstalterHändler- Neu
Live-Ansicht in der Business-App
Tagesverlauf, Ausstellerliste und Anwesenheit der Besucher am Messetag, auch unterwegs auf dem Telefon.
VeranstalterHändler Personen exportieren
Als Excel mit Tabs für Eingeladene, Registrierte, Besucher und Abgemeldete oder als CSV. Der Umfang ist wählbar, eigene Formularfelder stehen mit im Export.
VeranstalterHändler
Rund um
Team, Besucherbereich, Apps und Anbindung
Team mit Rollen
Mitarbeiter mit Zugang zum Backoffice, Firmen-Administratoren, die das Team verwalten, und Check-in-Personal, das nur die Check-in-App sieht. Zugänge lassen sich deaktivieren und wieder freigeben.
VeranstalterHändlerAusstellerZwei-Faktor-Anmeldung
Nach dem Passwort bestätigt ein Code aus der Mail oder einer Authenticator-App die Anmeldung. Wiederherstellungscodes sind möglich.
VeranstalterHändlerAussteller- Neu
Betreuer und Kundenberater
Eine Person aus dem Team wird als Betreuer eingetragen und erscheint als Kontaktkarte in den Mails. Teammitglieder lassen sich als Kundenberater mit Foto und Position kennzeichnen, und ein Standard-Ansprechpartner springt ein, wo niemand zugeordnet ist.
VeranstalterHändler - Neu
Persönliche Benachrichtigungen
Jeder wählt selbst, wann er eine Mail zu Anmeldungen oder eingegangenen Angeboten bekommt, für welche Messe und für welche Personen.
VeranstalterHändler Firmenprofil
Logo, Anschrift, Ansprechpartner und Rechnungsdaten, auf Tickets, in Mails und auf Rechnungen verwendet. Die USt-IdNr. lässt sich bei der EU prüfen, und Rechnungen von SwagFlow stehen mit PDF im Profil.
VeranstalterHändlerAussteller- Neu
Verträge und Datenschutz an einer Stelle
AGB, Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenschutzerklärung und technische Maßnahmen sind lesbar und als PDF verfügbar. Die Zustimmung der Firma ist mit der akzeptierten Fassung belegt.
VeranstalterHändlerAussteller Jeder sieht nur seine Daten
Händler sehen ihre Kunden, Aussteller ihre Anfragen, und der Veranstalter sieht bei einer Trägermesse die Kunden der Händler nur als Zahl. Das gilt in Listen, Zahlen, Exporten und Schnittstelle.
VeranstalterHändlerAusstellerNur Trägermesse- Neu
Papierkorb für Gelöschtes
Gelöschte Personen, Anfragen, Angebote, Produkte und PDF-Kataloge lassen sich zurückholen. Personen bleiben 90 Tage, endgültig löschen darf nur ein Firmen-Administrator.
VeranstalterHändlerAussteller Personendaten auf Wunsch löschen
Verlangt eine Person die Löschung, werden ihre Daten überschrieben. Anfragen und Angebote der Aussteller bleiben bestehen und nennen dann „Gelöschte Person“.
VeranstalterHändlerPersönlicher Besucherbereich
Der Besucher kommt über einen persönlichen Link ohne Passwort zu Ticket, Messe-Infos und Vorstellungen. Nach der Messe kommen Anfragen, Angebote, Muster- und Katalogwünsche und digitale Inhalte dazu; der Zugang endet zum Termin im Zeitplan.
BesucherVeranstalter- Neu
Daten selbst ändern
Der Besucher pflegt seine Angaben, lädt sein Ticket erneut oder sagt die Teilnahme ab; eine neue E-Mail-Adresse gilt erst nach Klick auf den Bestätigungslink. Ist der Link verloren, schickt SwagFlow einen neuen.
Besucher - Neu
Hilfe, Handbuch und Videos
Hilfetexte zu jeder Seite, ein Handbuch je Rolle und Messeart und kurze Videos. Ein Fenster nimmt Fragen und Feedback an, auf Wunsch mit Terminbuchung.
VeranstalterHändlerAussteller - Neu
Neuigkeiten
Eine Seite in der Software zeigt, was neu ist, nach Kalenderwochen geordnet, dazu einen Ausblick.
VeranstalterHändlerAussteller - NeuBeta
Begleitprogramm anlegen
Vorträge und Master Classes mit Vortragenden, Zeit, Ort und Plätzen. Neue Punkte sind zuerst ein Entwurf, bis der Veranstalter sie veröffentlicht.
Veranstalter - NeuBeta
Programmpunkte im Besucherbereich buchen
Der Besucher bucht kostenlose Programmpunkte selbst und gibt Plätze zurück, gebuchte Punkte stehen auf dem A4-Ticket und im Scan-Ergebnis der Check-in-App. Überschneidende Punkte lehnt SwagFlow ab.
BesucherVeranstalter - NeuBeta
Plätze auf Händler aufteilen
Der Veranstalter teilt begrenzte Plätze auf die Händler auf. Händler tragen ihre Kunden selbst ein und sehen von anderen Händlern nur, ob noch Plätze frei sind.
VeranstalterHändlerNur Trägermesse Schnittstelle mit API-Schlüsseln
Eigene Software kann mit einem Schlüssel Messen, Besucher, Produkte und mehr abrufen. Die Rolle des Schlüssels bestimmt, was sichtbar ist, und die Dokumentation steht in der Software.
VeranstalterHändlerAussteller- Neu
Kundenstamm mit dem eigenen System abgleichen
Händler und Veranstalter laden Personen per Schnittstelle ein, aktualisieren sie per Kundennummer und holen sie später wieder ab. Händler holen zudem Anfragen und Verlauf ihrer Gäste ab.
VeranstalterHändler Sortiment per Schnittstelle bringen
Aussteller legen Produkte einzeln oder im Stapel an, samt Bildern, Preisstaffeln und Veredelungen. Veredelungen und Grundkosten sind über die Schnittstelle abrufbar.
AusstellerExport für die CDH-Software
Ein WEX/GWW-Export macht aus Besuchern Vorgänge und aus erfassten Anfragen Positionen mit Artikelnummer, Menge und Katalogpreis. Er ist ein Zusatzmodul, das für die Firma eingeschaltet wird.
VeranstalterHändlerAussteller- Neu
Eigenes Stripe-Konto verbinden
Zahlungen der Besucher laufen direkt auf das Stripe-Konto des Veranstalters. Die Funktion schaltet SwagFlow für die Firma frei, und das Konto lässt sich später wieder trennen.
Veranstalter